年輕人“嵌入”老小區(qū)！靜安區(qū)芷江西路街道先行探索“業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)”制度

“主任，公共收益收支明細(xì)的相關(guān)材料在這里?！爆F(xiàn)場(chǎng)規(guī)范化評(píng)估會(huì)上，城上城居委會(huì)的業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)謝杰熟練地從按顏色分類(lèi)的臺(tái)賬中抽出材料。面對(duì)市級(jí)專(zhuān)家組的連番提問(wèn)，業(yè)委會(huì)主任不再緊張，因?yàn)樯砼赃@位年輕秘書(shū)早已把會(huì)議紀(jì)要、收支憑證、工程記錄梳理得井井有條。

今年6月，滬房物業(yè)〔2026〕84號(hào)文《關(guān)于建立住宅小區(qū)業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)制度的實(shí)施意見(jiàn)（試行）》正式印發(fā)，在全市推開(kāi)業(yè)委會(huì)秘書(shū)規(guī)范化建設(shè)工作。早在2024年，靜安區(qū)芷江西路街道已先行探索落地“業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)”制度，多年深耕形成完整實(shí)操體系，是全區(qū)首個(gè)實(shí)現(xiàn)秘書(shū)全域覆蓋的街道，諸多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)被市級(jí)政策吸納參考，走出一條可復(fù)制、可推廣的小區(qū)自治路徑。

專(zhuān)業(yè)加持，讓老年業(yè)委會(huì)“從容迎檢”

記者了解到，業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)由居民區(qū)“兩委”選派年輕社區(qū)工作者兼任，隊(duì)伍活力足、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，熟練掌握檔案、財(cái)務(wù)、數(shù)字化實(shí)操技能，一頭銜接業(yè)委會(huì)，一頭聯(lián)動(dòng)居委會(huì)、街道職能部門(mén)，搭建起多方溝通的穩(wěn)固橋梁。

現(xiàn)場(chǎng)規(guī)范化評(píng)估會(huì)上全程陪同業(yè)委會(huì)主任迎檢的業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)謝杰，平日里早已把小區(qū)所有散落會(huì)議紀(jì)要按時(shí)間線梳理歸檔，創(chuàng)新運(yùn)用“顏色標(biāo)簽法”，將工程維修、財(cái)務(wù)收支、日常會(huì)議等資料分類(lèi)標(biāo)記，整套臺(tái)賬條理清晰、調(diào)取便捷。

針對(duì)專(zhuān)家指出的接待記錄未閉環(huán)、表決附件缺失等問(wèn)題，謝杰當(dāng)場(chǎng)標(biāo)記記錄，評(píng)估結(jié)束立刻牽頭復(fù)盤(pán)整改，做到問(wèn)題不過(guò)夜，高效化解老年業(yè)委會(huì)委員面對(duì)專(zhuān)業(yè)考評(píng)的壓力，讓整場(chǎng)評(píng)估流程順暢高效。

“我們年紀(jì)大了，那么多政策法規(guī)、文書(shū)工作搞不清楚的，有了業(yè)委會(huì)小秘書(shū)，繁雜的臺(tái)賬整理、各類(lèi)公告起草、流程材料準(zhǔn)備都能搭把手，遇上檢查、小區(qū)改造、物業(yè)選聘這些大事，也不用我們對(duì)著一堆文件手足無(wú)措，很多細(xì)碎繁瑣的工作都由他們扛下來(lái)，我們才能騰出更多精力專(zhuān)心處理居民實(shí)實(shí)在在的訴求。”不少小區(qū)業(yè)委會(huì)委員紛紛感慨道。

制度護(hù)航，先行經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為長(zhǎng)效成果

業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)身兼多重關(guān)鍵身份，既是打理各類(lèi)紙質(zhì)、電子資料的“檔案管理員”，統(tǒng)籌籌備大小議事、居民接待活動(dòng)的“會(huì)議組織者”，嚴(yán)守辦事流程標(biāo)準(zhǔn)的“守門(mén)人”，更是推動(dòng)自治提質(zhì)增效的“助推器”，持續(xù)發(fā)揮居委會(huì)、業(yè)委會(huì)、物業(yè)三方紐帶作用。

在年度業(yè)委會(huì)規(guī)范化運(yùn)作評(píng)價(jià)工作中，秘書(shū)全程深度參與事前臺(tái)賬梳理、現(xiàn)場(chǎng)陪同考評(píng)、事后整改銷(xiāo)號(hào)全流程。街道業(yè)主服務(wù)中心工作人員說(shuō)：“業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)駐點(diǎn)跟進(jìn)，逐項(xiàng)協(xié)助各業(yè)委會(huì)梳理完善臺(tái)賬材料，現(xiàn)場(chǎng)隨時(shí)調(diào)取佐證，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題當(dāng)場(chǎng)梳理整改方向，不僅大幅縮短評(píng)估耗時(shí)，更從根源上扭轉(zhuǎn)了業(yè)委會(huì)重業(yè)務(wù)、輕規(guī)范的短板，真正實(shí)現(xiàn)以評(píng)促改。我們多年摸索的臺(tái)賬管理、全流程陪同考評(píng)做法，也為市級(jí)業(yè)委會(huì)秘書(shū)制度制定提供了一線實(shí)踐參考。”

此外，結(jié)合歷年規(guī)范化評(píng)價(jià)實(shí)操經(jīng)驗(yàn)與日常小區(qū)治理積累，街道梳理各類(lèi)高頻工作要點(diǎn)、重大事項(xiàng)辦事流程，編制印發(fā)《業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)工作提示記錄手冊(cè)》，把零散工作標(biāo)準(zhǔn)化、模糊流程具象化，對(duì)應(yīng)市級(jí)文件提出的秘書(shū)履職五大核心職責(zé)，形成細(xì)化落地指引。

交通公園小區(qū)業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)朱艷璨舉例說(shuō)，手冊(cè)里清晰標(biāo)注每月常規(guī)工作清單，定期業(yè)委會(huì)會(huì)議、居民接待、印章登記等事項(xiàng)都會(huì)提前提示；遇到電梯更新、物業(yè)續(xù)聘、小區(qū)改造等重大建設(shè)事項(xiàng)，還明確要求完整記錄方案公示、業(yè)主征詢(xún)、投票表決全流程。

街道社會(huì)辦負(fù)責(zé)人表示，當(dāng)前街道正全面對(duì)標(biāo)落實(shí)上海市《關(guān)于建立住宅小區(qū)業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)制度的實(shí)施意見(jiàn)（試行）》各項(xiàng)要求，在多年線下執(zhí)行秘書(shū)制度成熟實(shí)踐基礎(chǔ)上進(jìn)一步升級(jí)迭代，加快推進(jìn)社區(qū)治理數(shù)智化賦能，上線“芷慧加”數(shù)字化系統(tǒng)為業(yè)委會(huì)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)提供標(biāo)準(zhǔn)化線上工具支撐。線下依靠《業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)工作提示記錄手冊(cè)》規(guī)范全流程履職，線上依托系統(tǒng)完成臺(tái)賬電子化歸檔、重大事項(xiàng)全程留痕、信息一鍵公開(kāi)，持續(xù)放大業(yè)委會(huì)秘書(shū)隊(duì)伍治理效能，把先行實(shí)踐優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為長(zhǎng)效治理成果。

原標(biāo)題：《年輕人“嵌入”老小區(qū)！靜安區(qū)芷江西路街道先行探索“業(yè)委會(huì)執(zhí)行秘書(shū)”制度》