海外商旅集采：看起來很美，落地為什么這么難？

TMC也不容易

企業加速出海，差旅管理反倒成了最先掉鏈子的環節。

當一大批中國企業把業務鋪向東南亞、歐美、中東等國家，員工出境差旅與海外本地用工同步增長，差旅管理的復雜度也呈指數級上升。

集采雖然是行業公認的解法，但海外資源本土化對接的門檻，遠比想象中高。酒店怎么談、用車怎么管、跨境結算怎么合規、員工安全怎么保障，每一個問題似乎都在勸退差旅管理者。

7月2日，2026環球旅訊數智論壇·大灣區站在深圳舉行。環球旅訊策劃總監Echo曾琳昕主持圓桌座談，邀請紅色加力AMT創始人&CEO吳曉文、Grab大客戶負責人黃碧詩、艾瑪迪斯信息科技(上海)有限公司總經理張耀光，圍繞《海外商旅資源本土化對接的挑戰與應對》展開對話，結合一線實操拆解海外集采的價值與挑戰。

（從左到右依次為：吳曉文、黃碧詩、張耀光、Echo曾琳昕）

以下為座談實錄，經編輯精簡和潤色：

Echo：今天現場來了很多出海企業，大家都知道集采有價值，但海外的情況跟國內很不一樣，請三位結合各自的案例甚至數據說說，海外酒店和用車，做集采和不做集采，到底區別在哪里？

吳曉文：我們紅色加力主要做全球酒店供應鏈服務，集采是非常重要的服務之一，尤其從去年開始重點投入國際酒店的服務能力建設，主要是看到中國企業海外差旅的趨勢越來越明顯。

其一是中國員工走到海外的差旅越來越多，其二是中國企業在海外的員工越來越多。這就帶來兩部分需求，既有中國員工出去的，也有海外員工在當地的差旅需求。對中國企業來說，如何管理包括中國員工、海外員工在內的全球差旅，是新的挑戰，酒店是其中非常關鍵的一個環節。

所以集采帶來的區別，首先是差旅政策的統一管理，第二是國內外差旅都要求合規，還有一個非常重要的，也是我們最近跟很多差旅經理溝通，他們最關心的問題--如何保證海外同事的住宿安全。

為此，我們專門開發了叫一款“Duty of Care”的系統，用來實時傳輸全球各地的突發事件，員工住的地方有沒有自然災害、政局動蕩，也都能及時反饋，最終達到降價的效果，更重要的是能用數字化管理員工在哪、安不安全、合不合規。

黃碧詩：我們Grab相當于滴滴加美團，大本營在東南亞，出行、訂餐都能用。近期我們看到出海業務變化很大，早前比較多是科技業、制造業，現在各行各業都在出海。

但東南亞跟中國非常不一樣，它太碎了，有很多國家、很多幣種。隨著中資企業在東南亞越做越好，量也越來越大，員工出差就要走大量報銷流程，墊付很多費用，到頭來企業發現成本就像個事后報銷的黑洞，完全掌控不了。

所以集采最大的好處，就是整個成本結構透明化，管理能力升級。員工不用操心支付，專心把業務做好，企業可以完全掌控費用，從被動報銷變成主動管理。

張耀光：我覺得主要是三部分，第一集采省了很多時間，第二方便，國內員工出海不用自己換匯率，第三從會計角度統一結算，對公司挺方便。當然前提是公司體量大，必須要走集采的這條路。

Echo：海外商旅資源本土化對接真要落地的時候，往往會碰到很多困難，如果企業已經明確要做海外酒店和用車集采，第一步應該先做什么？

吳曉文：我覺得第一步先找我們。企業集采首先需要數據積累，你要知道員工會在哪里、差旅標準是什么、合規標準是什么。通常沒做集采的企業，手里只有報銷數據，沒有太多運營數據。

所以第一步要做數據采集，摸清主要集中在哪些地方出差，差旅頻次與合規要求又是什么，這樣我們才能根據經驗給出合適的解決方案。

黃碧詩：很多企業第一步就被東南亞嚇到了，因為太多國家、太多幣種、語言不通，員工怕，差旅管理員也怕，覺得太復雜不知道怎么開始。

但在我看來，很多時候大家是把難度夸大了，最重要的是找一個比較了解東南亞的供應商，讓他幫你把不同的階段都配置下來，告訴你第一步干什么、第二步干什么、需求重點在哪里。

我跟很多企業都說過，不要追求一步到位。可以先抽兩個國家試驗，先把后臺配置、規則設置全部做好，確保合規，跑通了，再逐步擴展到其他國家。

張耀光：我個人覺得是找一家好的TMC，這家TMC在國內和國外都要有經驗，亞太區、美國、歐洲都覆蓋得到。找對了TMC合作伙伴，企業出海做差旅就順暢很多。

Echo：剛才聊到了合規和結算，國內現在TMC和供應鏈伙伴能幫企業做票據收集、AI對賬、統一結算，一條龍服務。但海外涉及多個國家多個地區，稅務、結算、匯率都不一樣，在票據處理這塊，海外差旅的痛點到底有多深？大家能為企業帶來哪些價值？

吳曉文：全球支付和發票的格式不統一，是我們做國際酒店解決方案非常大的痛點，也是我們花很大力度去解決的地方。

我舉幾個場景，比如我們發平臺的VCC給酒店，先不說酒店收不收得到錢，發這個VCC本身就要付大概0.7美金左右。然后酒店發票收回來，要滿足中國會計的合規要求，海外做收單的服務商不多，收回來大概也要3.3美金左右。不算我們的服務費，單純處理支付和收票，每筆就要大概三四美金的成本。

所以海外的服務費確實挺貴的，但我們希望給企業的體驗是簡單的，不用管后面這么復雜的流程。企業把錢付給我們，我們幫你在海外做支付，把發票收完，最后給你開符合中國稅法的專用發票，在中國統一結算就行。

即從集采需求、預訂、海外支付到發票回收，一整套服務我們都承接。這也是為什么海外TMC服務費比較貴，因為財務處理本身就是很大的成本。我們也在跟國內生態伙伴合作，盡可能降低企業國際酒店采購的成本。

黃碧詩：吳總是代表酒店，我這邊代表用車。用車這塊我只能說，有時候你有發票都幸運了，東南亞很多出租車司機根本就沒有發票。所以在我們平臺上，我們知道財務需要憑證，就把全部東西都數字化了。

只要在我們平臺用車，就一定會有電子行程單，告訴你這趟車從哪到哪、多少錢、多少公里，這些數據對財務對企業都非常關鍵。

Echo：接著您的話，我再問一下：員工去東南亞出差，因公因私都會用Grab，怎么區分個人消費和公務訂單？會不會混在一起說不清？

黃碧詩：這個問題幾乎和每一個客戶交流時，我都會被問到，畢竟Grab不管是因公還是因私，都是同一個App。我們的方案就是事前選擇，事后隔離。

事前管理員可以在平臺把全部規則都設置好，比如幾點到幾點才可以因公用車，每天、每周、每月的額度是多少，還可以控制車型，東南亞有經濟車型，也有豪華車型。事前把規則設好，事后對員工來說就很簡單了。

吳總剛才說出海有兩個趨勢，一是中國企業在東南亞已經有本地員工了，二是中國員工過去出差。不管是哪種，員工只需要輕輕一選，因公還是因私。因公的話公司直接付，因私的話綁定自己的支付寶、信用卡自己付。

這個功能已經做得非常完善了。