職場寫作，新人寫材料容易踩的十個坑（上）

本文來自公眾號合伙人全老師。
——以下為正文——
最近，接觸了不少新到崗、剛轉崗到材料崗位的同志，

在對話和交流中，

說真的，我能感受到他們身上的那股子努力和上進的勁，

很努力、負責任想把負責的材料寫好、寫出質量，

給大家留個好印象。

但看了他們發過來的材料，又實在不敢恭維，

要么是通篇正確的廢話，數據基本上沒有，內容很虛； 要么是結構散亂，看完難以找到重點； 還有的明顯看出是東拼西湊、復制粘貼，把內容一堆，有些常識都是錯的； 甚至AI生成，里面的一些詞和表述，明顯是AI生成的文章才會用， 碰到AI生成，我也直白地問，是不是AI生成的， 大多還算坦白。

不過話又說回來，也是大實話，之所有這樣，

不是他們能力不行、態度不好、真的寫不出來，

那是因為剛到崗、情況不熟，加上還沒摸清楚材料的“潛規則”和基本套路。

我寫材料多年，也經歷過這么一個過程，

從被領導批得一無是處，產生了崗位危機，到現在基本能應付各類材料，

有興趣可以看一下這篇心路歷程。

今天，我就結合自己的經歷，跟大家聊聊新人寫材料容易踩的十個坑。

篇幅較長，分上下兩篇。

上篇聚焦寫作前的準備和基本功，下篇聚焦進階技巧和細節打磨。

希望能幫正在閱讀些文的您避而遠之。

一、方向感不夠，題材跑偏

我到材料崗沒多久，領導就讓寫本部門半年工作總結。

要想想，在辦公室里，專職寫材料的都是大拿，

寫這類材料那是輕而易舉。

像我這樣，剛到崗，要寫這類材料，既是考驗，也是觀察。

心里忐忑得很。

由于不清楚套路。

開篇就是“時光荏苒，歲月如梭，轉眼間時間已過一半……”，

然后寫了一兩段工作感悟，

這種自我思維、自說自話寫出來的材料自然是推倒重來。

還有一種跑偏更隱蔽，

需要寫項目推進情況匯報，而寫出來的卻是項目流水賬，

開了幾次會、下了幾次現場、出了幾次簡報，

項目難點如何突破、資源瓶頸怎么解決、下一步關鍵節點在哪等等重點，基本沒提。

職場材料，是寫我們、寫組織、寫大局。

寫之前，要學會切換角色，從執行者切換成匯報者。

且搞清楚這份材料在哪個場合用、面對什么樣的讀者、對方最想從中看到什么。

方向對了，后面的一切才有意義。

二、邏輯力不足，結構混亂

不知道大家有沒有遇到過這種情況，

看完一份材料，感覺什么都說了，又好像什么都沒說。

有些新人寫材料喜歡想到哪寫到哪，一段講成績，下一段突然跳到問題，再下一段又回到成績。

上周，指導一位讀者修改一位半年工作總結，

原稿第一部分講了D建引領，第二部分講了經營結果，第三部分寫了安全生產，第四部分講經營工作......

然后內容都是講有這么一件事，沒說這個事的做法、成效以及帶來的價值。

總之，整個材料都是亂的。

所以，我們在組織材料里，

先要想好框架，所有內容圍繞框架來組織和整合資料，不脫離主題。

然后按照以下架構來組織，

背景和意義，講清啥要做這件事以及思路，

做法和成效，講好怎么做，取得了什么效果，

問題和打算，講出還存在什么問題，接下來怎么干。

框架對了，材料就不會散。

三、轉化力欠缺，語言空洞

在領導的正確帶領下…… 在同事的大力支持下…… 取得了顯著成效……

以上這些套話不是不能用，

但如果大篇幅都是，那么材料就猶如成了一杯白開水，

解渴，但沒味道。

我剛寫材料那會兒，也喜歡用“進一步”“切實”“加強”“大力”這些詞，

記得有一篇2000字材料，光“進一步”就出現差不多10次，“持續”就出現8次。

領導看問，直接問我，

你老寫“進一步”，到底是哪一步？怎么進的？

多次寫“持續”，怎么個持續法，一定非要持續嗎？探索、創新行不行？

好材料一定用具體的事實和數據說話的。

比如：

把“取得顯著成效”改成“同比增長23%，超額完成年度目標”； 把“得到了群眾好評”改成“群眾滿意度從XX%提升至XX%”； 把“持續加強隊伍建設”改成“全面推行XX、XX，鍛造ZZ過硬、業務扎實、本領高強、群眾公認的業務骨干。”。

當然，數據要真實準確，不能為了好看而注水。

職場信任一旦丟了，就很難再撿起來。

四、思考力懶惰，簡單拼湊

有些新人寫材料，為圖省事、避免麻煩，抑或實在寫不出來，

于是搜索同類材料，

素材密密麻麻，看著滿滿當當，心里踏實得很。

寫的時候一看，

這個文件里有一段寫得挺好，復制過來； 那個材料里有個說法挺到位，粘貼上去； 再改改單位和日期，調整一下順序，一份“新”材料就出來了。

結果是每句話單獨看都沒毛病，但放在一起就不像一篇完整的文章。

風格不統一、口徑不一致、上下文銜接生硬，甚至同一個概念在不同段落里有三種不同表述，讀起來十分別扭。

活生生把自己變成了材料搬運工。

今天中午，我正好聽單位辦公室一位同事說，

為迎接上級檢查，缺少某位領導的發言材料，

負責聯系這項工作的同志，

把董事長材料的標題和職務、名字、日期一改，

2分鐘交稿，

那是一個絕。

更可怕的是，拼湊出來、轉嫁過來的材料往往水土不服。

別的單位叫攻堅突擊隊，而本單位特色做法叫先鋒項目組，

如果照抄照搬，換湯不換藥，一眼就能看穿。

更可笑的是，之前我參加過一次調研會，看各單位匯報材料，

有4個單位的材料，內容一模一樣，表述語言一模一樣，甚至錯誤也是一模一樣，只是順序調整了一下。

這樣的材料，乃至最后的工作可想而知。

我記得前輩跟我說過一句話，印象特別深：

別人的材料是梯子，不是拐杖。梯子可以幫你登高，拐杖只能讓你依賴。

我覺得正確使用素材應該是，

先消化，再轉化，最后內化。

消化，把收集到的素材通讀一遍，劃出真正有用的信息，搞清楚每份材料的核心邏輯和表達角度，而不是囫圇吞棗全盤接收。

轉化，結合本單位實際，把別人的思路轉化成自己的表達方式。同樣是講創新做法，人家的經驗能不能用、怎么用、改成什么角度用，這是轉化的功夫。

內化，把理解透了的東西用自己的話重新寫出來，融入本單位的語境、結合具體的案例和數據，讓它真正長在材料里，而不是貼在上面。

五、心態上脆弱，怕改稿、被改崩

有些新人面對改稿，兩方面心理負擔重。

一方面，主觀認為材料被改就是自己能力不行。

好不容易寫出的一份材料交上去，第一次交稿后，

審核人提出修改意見，要求再改一改，

新人嘴上說好的，心里已經在自我否定說自己能力不行。

于是壓力倍增。

越想寫好，越放不開；越放不開，越寫得生硬；寫得越生硬，被改的地方越多。

形成怕被改、不敢寫、寫得差、被改更多的惡性循環。

另一方面，心態被反復修改折磨到崩潰。

也就是說改到改到懷疑人生，

不知道改到什么時候是個頭。

一篇重要材料，改個幾遍、十幾遍都很正常，

如果思想準備不充分，

難免被反復改稿折磨到憔悴，

進而陷入自我懷疑、想擺爛。

職場材料，本質上是一個集體產品，

有時候改稿不是因為初稿寫得不好，

而是每個審核人都會根據自己掌握的信息、思路想法以及最新要求，

以及要把握的分寸、強調的重點，

不斷修改打磨。

因此，

把“改”當成工序，不是懲罰；

先寫出初稿，再慢慢深入打磨；

感覺方向不對、拿捏不準、形勢不明時，多溝通、多匯報，避免無效返工。

方向對了再往里填內容，事半功倍。

以上五個坑，說的是沒搞清楚“寫什么”和“怎么寫”的事。

如果能避開他們，寫起來就從容了。

不怕材料被退，就怕自己寫不對，

只要我們擺正心態，所有過程都值得，

畢竟，

每一份被退回的材料，都是成長路上的墊腳石。

敬請關注下篇。

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